Обследование

Рассмотрение исполнителем заявки

1.1. Специалист-исполнитель знакомится с информацией, которая необходима для проведения инспекции.

Подготовка к обследованию объекта

2.1. После получения заявления организуется работа по подготовке к обследованию объекта:

2.1.1. Проводится предварительное ознакомление с объектом и видом его деятельности выясняются первоначальные сведения об объекте и т.д.

2.1.2. Разъясняется заказчику (уполномоченному представителю обследуемого объекта) порядок обследования объекта.

2.1.3. Согласовывается предварительная дата и время проведения обследования.

2.1.4. Определяется список лиц, которые будут присутствовать в процессе проведения обследования со стороны заказчика (или со стороны обследуемого объекта), предоставляется информация о специалистах-соисполнителях ОИ (при необходимости привлечения специалистов другого профиля и проведения инструментальных обследований, отбора проб, необходимых для восполнения недостающей информации).

2.1.5. Заказчику сообщается о необходимости подготовки документации, характеризующей обследуемый объект, перечень которой был ему сообщен ответственным за прием заявки специалистом в ходе анализа заявки (в ходе анализа заявки в части готовности объекта для проведения инспекции).

2.1.6. Извещение остальных соисполнителей о времени и дате обследования.

Обследование объекта

3.1. Определение готовности объекта к проведению обследования.

3.1.1. Условиями для проведения обследования являются: обеспечение доступа на объект со стороны заказчика, наличие на объекте уполномоченного представителя обследуемого объекта. При невыполнении данных условий обследование не проводится. Заказчику направляется письмо, где указываются причины невозможности проведения обследования.

3.2. Обследование объекта.

3.2.1. Предварительное обследование (получение общей информации об объекте).

Проводится предварительная оценка объекта по внешним признакам, определяется необходимость в проведении детального (инструментального) обследования и уточняется программа обследования. При этом проводится сплошное визуальное обследование объекта (в зависимости от типа обследования) с фиксацией нужной информации в акте обследования. Все упоминаемые при обследовании размеры различных объектов должны подтверждаться результатами проведенных прямых измерений. При обследовании источниками информации являются:

1. визуальный осмотр объекта и территории, функционально связанной с ним;
2. интервью и анкетирование уполномоченного представителя объекта и его технического персонала;
3. изучение документации, характеризующей объект, в том числе выданной компетентными органами;
4. прямые измерения расстояний.

3.2.2. Детальное (инструментальное) обследование: измерения, отбор проб. При проведении измерений, отбора проб специалист-исполнитель должен определить номенклатуру определяемых характеристик объекта, продукции, место проведения измерений, отбора проб, условия их проведения, а также количество измерений, проб. Измерения факторов ионизирующей и неионизирующей природы проводятся представителем ИЛЦ. Отбор проб – специалистом ОИ или ИЛЦ (в зависимости от результата анализа заявки в части соответствия заявки области аккредитации, соответствия кадрового обеспечения).

3.2.3. Обследование может проводиться с использованием:

- фотоаппаратуры в порядке, предусмотренном  внутренней инструкцией по применению цифрового фотодокументирования при проведении инспекций;

- средств измерений с фиксацией полученных результатов в акте обследования.

Документирование результатов обследования

4.1. Результаты обследования регистрируются в акте обследования по форме, установленной в ВИ ОИ «Оформление актов обследования». Акт обследования должен содержать необходимые данные для принятия в дальнейшем обоснованного решения о соответствии (несоответствии) объекта требованиям документа, устанавливающего требования, то есть в нем должны быть отражены все актуальные для данного объекта разделы документа, регламентирующего проведение обследования.

4.2. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

4.3. Уполномоченный представитель обследуемого объекта знакомится с содержанием акта обследования.

4.4. Регистрация акта обследования в журнале регистрации экспертных заключений, актов обследований (в случае, если акт выдается заказчику). Регистрация акта обследования не требуется в случае, если он является внутренним («промежуточным») документом и не выдается заказчику.

Представление акта обследования заказчику

5.1. Один экземпляр зарегистрированного акта обследования вручается заказчику в установленном в ДП ОИ «Система инспекции заявок и контрактов» порядке после завершения всех работ по заявке, если необходимость его выдачи указана в заявлении.

Установление соответствия / несоответствия объекта инспекции

Рассмотрение представленной документации

6.1. Специалист-исполнитель проводит дополнительную проверку полноты представленной документации (сравнивает перечень прилагаемых документов, указанный в заявке, с представленными фактически документами) и при полной комплектации приступает к её рассмотрению. В случае неполного комплекта представленных документов обращается в кабинет приема заказчиков для выяснения причины отсутствия недостающего документа. Решение о дальнейшем порядке проведения инспекции либо запросе у заказчика недостающего документа принимает заведующий структурным подразделением, где работает исполнитель, по согласованию с техническим директором или руководителем ОИ.

6.2. Рассмотрение материалов, характеризующих свойства объекта, а также подтверждающих его соответствие требованиям документов, устанавливающих требования, результатов проведенных исследований (испытаний), измерений. При рассмотрении материалов проверяется также их достоверность.

Получение результатов лабораторных испытаний, измерений и составление вывода по результатам лабораторных испытаний (измерений)  (в случае их проведения).

7.1. По истечение времени, необходимого для проведения лабораторных испытаний, измерений, специалист-исполнитель получает протокол(ы) лабораторных испытаний, измерений.

7.2. Рассмотрение протокола лабораторных испытаний и формулировка вывода по результатам лабораторных испытаний в порядке, установленном в разделе IВИ ОИ «Оформление экспертных заключений».

Принятие решения по результатам  инспекции

8.1. Подготовка окончательного решения осуществляется на основании всей совокупности информации об объекте инспекции,  тщательного изучения определённых фактических значений показателей и состояния объекта инспекции и сопоставления их с требованиями документов, устанавливающих требования

Оформление проекта экспертного заключения и его согласование

9.1. На основании протокола (акта) отбора проб, акта обследования, протоколов лабораторных испытаний и измерений, а также рассмотрения представленных заказчиком материалов оформляется проект экспертного заключения по форме, указанной в ВИ ОИ «Оформление экспертных заключений», которое подписывается исполнителем.

9.2. Проект экспертного заключения передается на согласование ответственному специалисту (в случае, если экспертное заключение подлежит согласованию в порядке, определенном настоящей ДП ОИ) и на утверждение главному врачу.

Присвоение реестрового номера и утверждение экспертного заключения

10.1. Каждому экспертному заключению присваивается реестровый номер из журнала регистрации экспертных заключений, актов обследований Ф 03 ДП ОИ 02.08.11.2024. Дата регистрации экспертного заключения в журнале должна совпадать с датой его утверждения.

10.2. Экспертное заключение утверждается главным врачом (заместителем главного врача) и заверяется печатью Центра.

10.3. В случае отсутствия главного врача экспертное заключение утверждается лицом, исполняющим его обязанности.

10.4. Утверждение экспертного заключения и заверение его печатью Центра является свидетельством окончания экспертных работ.

Архивирование результатов в структурном подразделении

11.1. Ответственный за архивирование специалист структурного подразделения формирует документы для оперативного архива в порядке и в составе, определенном ДП ОИ «Правила хранения и архивирования документов».

11.2. Комплект итоговых документов, подготовленный по результатам проведения инспекции продукции, включает в себя:

• оригинальные экземпляры экспертных заключений (по умолчанию оформляется 3 экземпляра экспертных заключений, по требованию заказчика, указанному в заявке, возможно оформление большего (меньшего) количества оригинальных экземпляров экспертных заключений);
• протокол (акт(ы)) отбора проб (при отборе проб специалистом ОИ);
• акт обследования (при проведении обследования);
• сопроводительное письмо в адрес заказчика (за исключением экспертных заключений по результатам лабораторных испытаний, выполненных по заявлениям).